Quản lý thời gian và chống phân tâm khi làm việc tại nhà trong mùa dịch

Sau đây là những bí quyết đơn giản giúp bạn thiết lập thói quen lành mạnh và quản lý thời gian hiệu quả và chống phân tâm khi làm việc tại nhà trong thời đại dịch Covid-19.

Hạn chế phân tâm khi làm việc tại nhà

Muốn làm chủ quỹ thời gian trong những ngày này, chúng ta cần duy trì được tinh thần tự giác. Những hoạt động giải trí tưởng chừng vô hại như nghe nhạc, xem YouTube, lướt mạng xã hội… có thể ngốn hết thời giờ quý báu của bạn. Vì vậy, mỗi người cần chủ động cắt giảm các thói quen không cần thiết và cam kết thực hiện một cách nghiêm túc. Nếu quyết tâm thay đổi, chúng ta sẽ có thêm nhiều thời gian rảnh rỗi để tự do tận hưởng cuộc sống cũng như tập trung vào những dự án cá nhân.

Dưới đây là một số gợi ý giúp bạn tránh bị xao nhãng khi làm việc tại nhà:

• Cất điện thoại ở phòng khác hoặc cài đặt chế độ im lặng
• Tắt thông báo mạng xã hội
• Chỉ sử dụng thiết bị di động vào giờ giải lao
• Chuẩn bị sẵn đồ ăn vặt lành mạnh
• Đóng cửa phòng khi đang làm việc
• Nói “Không” trong những tình huống cần thiết
• Dọn sạch email rác trong hộp thư điện tử
• Đeo tai nghe
• Sử dụng các ứng dụng chống phân tâm như Plant, Forest…
• Hạn chế dùng Internet (nếu công việc cho phép)
• Tránh xa tivi và giường ngủ

Bí quyết quản lý thời gian khi làm việc tại nhà

1. Lập danh sách những công việc cần làm

Để công việc diễn ra trôi chảy, thuận lợi, mỗi tối trước khi đi ngủ, chúng ta cần dành khoảng 10 – 15 phút lên kế hoạch cho ngày mới. Việc kiểm tra, phân bổ các đầu việc hợp lý sẽ tạo nên cái nhìn tổng quan rõ ràng, khoa học. Bên cạnh đó, thay vì cố gắng hoàn thành quá nhiều nhiệm vụ cùng lúc, chúng ta chỉ nên ưu tiên những việc quan trọng và khẩn cấp. Điều này giúp bạn duy trì sự bền bỉ về mặt thể chất – tinh thần trong những ngày cách ly này. Ngoài ra, để tiện ghi nhớ, chúng ta có thể viết danh sách này vào sổ tay, giấy note hoặc các ứng dụng điện thoại.

Chúng ta cần dành khoảng 10 – 15 phút lên kế hoạch những việc cần làm

2. Xác định thời gian làm việc mỗi ngày

Trong một ngày, mỗi người đều có khoảng thời gian làm việc hăng hái và hiệu quả nhất: sáng, trưa, chiều hay tối. Dựa vào đặc điểm này, bạn có thể đưa ra thời gian biểu phù hợp với chính mình. Thêm vào đó, tuy giờ giấc làm việc tại nhà khá linh động, thoải mái nhưng chúng ta vẫn cần làm việc đủ 8 tiếng/ngày để đảm bảo tiến độ công việc. Điều này đòi hỏi mỗi người phải chủ động, trách nhiệm và tự giác hơn bao giờ hết.

3. Đặt ra deadline cho từng nhiệm vụ

Một trong những cách quản lý thời gian hiệu quả nhất là đặt ra deadline cho các nhiệm vụ trong ngày. Nghĩa là bạn tự quy định mốc thời gian hoàn thành từng nhiệm vụ cụ thể dựa trên năng suất lao động cá nhân. Ví dụ, bạn dành từ 15 – 30 phút cho công việc đơn giản và 1 – 2 tiếng cho các nhiệm vụ phức tạp. Ranh giới thời gian này chính là “hồi chuông” nhắc nhở bạn chú tâm hơn vào công việc của mình.

Deadline nhắc nhở bạn chú tâm hơn vào công việc của mình

4. Thiết kế không gian làm việc thoải mái

Không gian làm việc gọn gàng, thoáng đãng có thể cải thiện khả năng tập trung cũng như tinh thần sáng tạo. Bạn nên kê bàn làm việc gần cửa sổ để tận dụng ánh sáng tự nhiên và hít thở khí trời. Bên cạnh đó, những nhành hoa rực rỡ, vài chậu cây xinh xắn hay một ít nến thơm sẽ truyền thêm năng lượng tích cực cho một ngày mới tràn đầy cảm hứng. Ngoài ra, chúng ta cũng cần thường xuyên dọn dẹp góc làm việc của mình. Bởi một không gian hỗn loạn, bừa bộn sẽ dễ khiến bạn phân tâm.

5. Áp dụng nguyên lý 80/20

Trong vấn đề quản lý thời gian, nguyên lý 80/20 (còn được gọi là nguyên lý Pareto) chỉ ra rằng, khoảng 80% kết quả đến từ 20% hành động. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả công việc, chúng ta chỉ cần xác định 20% nhiệm vụ quan trọng nhất và đầu tư tối đa vào chúng. Nhờ đó, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức để tận hưởng cuộc sống cá nhân. Phương châm “Work smarter, not harder” cũng nhấn mạnh điều tương tự.

Xác định 20% nhiệm vụ quan trọng nhất và đầu tư tối đa vào chúng

6. Giải lao hợp lý

Tuy làm việc tại nhà nhưng chúng ta luôn cần những giờ giải lao thoải mái. Thay vì tranh thủ đọc tin tức về tình hình bất ổn của thế giới trong đại dịch, bạn có thể đứng dậy đi dạo quanh nhà hay uống nước và ăn nhẹ.

7. Điều chỉnh thói quen làm việc tại nhà

Chúng ta cần thường xuyên theo dõi tiến độ công việc để chủ động điều chỉnh thói quen làm việc tại nhà sao cho phù hợp nhất. Sau khi đã áp dụng các gợi ý trên, nếu vẫn chưa thể làm chủ được quỹ thời gian của mình, bạn nên rà soát lại thời gian biểu và căn chỉnh những khoảng thời gian xen kẽ trong ngày một cách hợp lý hơn.

8. Chăm sóc bản thân

Muốn quản lý thời gian hiệu quả, chúng ta cần có cơ thể khỏe mạnh và tinh thần minh mẫn. Hơn nữa, mỗi người phải thực sự khỏe khoắn, dẻo dai thì mới ứng phó lâu dài được với đại dịch này. Do đó, hãy luôn nuôi dưỡng cảm xúc tích cực và chăm sóc bản thân bằng cách:

• Hít thở sâu
• Ngủ đủ giấc
• Ăn uống điều độ
• Tập thể dục thường xuyên
• Làm những điều bạn yêu

Nhân Tâm (Theo Elle)