Kỹ năng giao tiếp: Chìa khóa thành công trong công việc và cuộc sống

Kỹ năng giao tiếp là một trong các kỹ năng mềm được các nhà tuyển dụng yêu cầu các ứng viên phải có. Vì sao kỹ năng này lại quan trọng như vậy? Hãy tìm hiểu tất cả thông tin cần thiết về kỹ năng giao tiếp trong bài viết sau.

Kỹ năng giao tiếp là gì?

Giao tiếp là hành động truyền đạt thông tin, ý kiến giữa các cá nhân, các nhóm hoặc các tổ chức khác nhau. Đây là cách chúng ta nói chuyện và tương tác với nhau để chia sẻ thông tin, hiểu người khác và được hiểu, xây dựng các mối quan hệ và đạt được mục tiêu chung.

Vậy kỹ năng giao tiếp là gì? Là khả năng của một người trong ứng xử và truyền đạt thông tin, ý kiến một cách rõ ràng, dễ hiểu đến người khác. Các phương tiện giao tiếp gồm ngôn ngữ, giọng điệu, cử chỉ và biểu cảm trên khuôn mặt để truyền đạt thông điệp, tương tác và tạo ra sự hiểu biết, cùng với sự lắng nghe, quan sát và phản hồi để đạt mục tiêu trong giao tiếp. Qua giao tiếp, ta có thể làm việc nhóm, xây dựng mối quan hệ xã hội và thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc.

Các yếu tố hình thành kỹ năng giao tiếp gồm ngôn ngữ, giao tiếp phi ngôn ngữ, lắng nghe, góc nhìn, tự tin, kiên nhẫn, tương tác xã hội, giải quyết xung đột.

Các hình thức trong giao tiếp

Giao tiếp bằng lời nói

Đây là hình thức giao tiếp phổ biến nhất, sử dụng lời nói để truyền đạt thông tin.

Ví dụ:

• Trao đổi, thảo luận trong cuộc họp nhóm;
• Truyền đạt ý kiến, thông tin trong buổi thuyết trình;
• Trao đổi ý kiến và ý tưởng trong một cuộc thảo luận nhóm.

Giao tiếp bằng văn bản

Các hình thức giao tiếp bằng văn bản gồm gửi e-mail, nhắn tin, ghi chú, viết báo cáo, gửi tài liệu,...

Ví dụ:

• Trao đổi thông tin và gửi yêu cầu qua e-mail;
• Thông báo hoặc thảo luận qua tin nhắn;
• Chia sẻ thông tin chi tiết qua viết báo cáo hoặc tài liệu.

Giao tiếp bằng hành động

Dùng ngôn ngữ cơ thể như biểu hiện khuôn mặt, cử chỉ, thái độ, phong cách ăn mặc,... để giao tiếp.

Ví dụ:

• Truyền đạt ý kiến và tình cảm bằng sử dụng cử chỉ và biểu hiện khuôn mặt;
• Dùng ngôn ngữ cơ thể thể hiện thái độ và quyết định;
• Truyền đạt văn hóa và thông điệp cá nhân qua việc lựa chọn phong cách ăn mặc.

Giao tiếp bằng hình ảnh

Các hình thức giao tiếp bằng hình ảnh gồm dùng biểu đồ, bản đồ, tranh ảnh, hình ảnh,...

Ví dụ:

• Trình bày dữ liệu và số liệu bằng biểu đồ;
• Minh họa ý tưởng và khái niệm qua sử dụng hình ảnh hoặc tranh ảnh;
• Mô phỏng sự phân bổ địa lý hoặc quy trình bằng bản đồ.

Giao tiếp bằng trực quan

Các hình thức giao tiếp trực quan thông qua biểu đồ, ký hiệu, âm nhạc,...

Ví dụ:

• Truyền đạt cảm xúc và ý nghĩa bằng âm nhạc;
• Trình bày thông tin trực quan và dễ hiểu bằng biểu đồ và ký hiệu;
• Truyền tải thông điệp sinh động bằng sử dụng phương tiện truyền thông như video.

Giao tiếp bằng phương tiện truyền thông

Đây là hình thức sử dụng truyền hình, báo chí, radio và các loại phương tiện truyền thông khác.

Ví dụ:

• Phỏng vấn trên truyền hình;
• Viết bài báo trên các phương tiện truyền thông;
• Giao tiếp và chia sẻ thông tin bằng các kênh truyền thông xã hội;

Vai trò của kỹ năng giao tiếp

Nếu một người có kỹ năng giao tiếp tốt, hiệu quả sẽ có được rất nhiều lợi ích, từ đó đạt nhiều thành công trong công việc. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp được thể hiện qua các lợi ích sau:

Tạo dựng và duy trì quan hệ xã hội

Người có kỹ năng giao tiếp tốt trong công việc thường có khả năng diễn đạt suy nghĩ, ý tưởng và cảm xúc rõ ràng và hiệu quả, cũng như khả năng nghe, hiểu và tôn trọng quan điểm của người khác, giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với mọi người, tạo điều kiện thuận lợi để hợp tác lâu dài.

Có thu nhập tốt

Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ hỗ trợ trong việc đàm phán, thuyết phục khách hàng, xây dựng mối quan hệ, giúp công việc đạt hiệu quả hơn.

Trong các công tác quản lý, kỹ năng giao tiếp tốt giúp cá nhân có thể lãnh đạo, hướng dẫn, xây dựng đội ngũ nhân viên và môi trường làm việc tích cực, giúp tăng năng suất làm việc.

Tạo sự chuyên nghiệp, tự tin

Kỹ năng giao tiếp tạo nên tính chuyên nghiệp và sự tự tin hơn trong nhiều tình huống khác nhau. Khi bạn truyền đạt thông tin rõ ràng với ngữ điệu tự tin có thể tránh được những tranh cãi và hiểu lầm không cần thiết.

Giải quyết vấn đề hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp cũng hỗ trợ nhiều trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh hay xử lý các tình huống khó khăn rất linh hoạt.

Thông qua quá trình thảo luận, trao đổi thông tin trong nhóm, kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ ý kiến, quan điểm của nhau, từ đó có cách giải quyết vấn đề tốt nhất.

Cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Để rèn luyện kỹ năng giao tiếp tốt, bạn có thể áp dụng các cách sau:

Lắng nghe, tập trung

Khi giao tiếp, nếu bạn lắng nghe và tập trung vào những gì đối phương nói, bạn sẽ hiểu rõ hơn về suy nghĩ,quan điểm và cảm xúc của họ. Đồng thời, bằng cách lắng nghe, bạn cũng thể hiện sự tôn trọng khiến đối phương chia sẻ với bạn nhiều hơn.

Dùng ngôn ngữ cơ thể

Bạn có thể truyền tải thông điệp một cách rõ ràng hơn khi kết hợp ngôn ngữ cơ thể trong kỹ năng giao tiếp, qua đó thể hiện sự chuyên nghiệp, tự tin, nhất là trong giao tiếp với khách hàng.

Ngôn ngữ cơ thể bao gồm từ ánh mắt, cử chỉ, biểu cảm trên khuôn mặt,... cho đến giọng điệu thân thiện, rõ ràng, phù hợp hoàn cảnh sẽ giúp việc giao tiếp trở nên hiệu quả.

Sử dụng ánh mắt

Khi bạn lắng nghe đối phương, việc nhìn vào mắt của đối phương khi đang giao tiếp cho thấy sự quan tâm, tôn trọng của bạn, đồng thời giúp tăng tính tương tác. Sử dụng ánh mắt hiệu quả sẽ tạo ra một môi trường giao tiếp hiệu quả, tăng độ tin cậy, uy tín với mọi người.

Dùng giọng điệu quyết đoán

Bạn sẽ truyền đạt thông tin một cách rõ ràng hơn khi giao tiếp với giọng điệu tự tin, quyết đoán. Nên tránh dùng những từ ngữ như “ừm, à, hmm” trong khi giao tiếp. Đồng thời, bạn chú ý ngắt nghỉ đúng chỗ trong khi giao tiếp để đối phương kịp hiểu ý bạn đang truyền đạt.

Điều khiển cảm xúc

Trong môi trường công việc, chúng ta thường đối mặt với một số vấn đề như tranh cãi hay bất đồng quan điểm với đồng nghiệp. Lúc này, việc kiểm soát, điều khiến cảm xúc sẽ giúp bạn kiềm chế cơn giận, sự mất bình tĩnh và tránh gây ra sự hiểu nhầm, bất hòa hoặc các tình huống khó xử khác.

Sử dụng ngôn từ rõ ràng, dễ hiểu

Khi bạn nói lắp bắp, ấp úng nghĩa là bạn không tự tin, điều này khiến đối phương cảm thấy mệt mỏi, khó chịu và không muốn giao tiếp. Do đó, hãy rèn luyện kỹ năng giao tiếp bằng cách dùng những ngôn từ dễ hiểu, rõ ràng thông qua việc luyện nói trước gương, học từ qua đọc sách, tích lũy kiến thức, kỹ năng sống,...

Nhìn chung, kỹ năng giao tiếp là chìa khóa mang đến sự thành công trong công việc và cuộc sống. Nếu rèn luyện được kỹ năng giao tiếp tốt, bạn sẽ có được sự tự tin, làm việc hiệu quả, xây dựng các mối quan hệ xã hội dễ dàng hơn.